İNAVASYON VE BİLGİ - 3

 

Bilgi Yönetim Stratejileri

Temel olarak organizasyonlarda bilgi yönetimi (BY) 3 aşamada oluşur.

BY-bağlı aktivitelerden önce, sırasında ve sonra.

Bu aktiviteler organizasyonlarda çeşitli şekillerde teşvik edilebilir.

Örneğin BY kaynağı oluşturan kişilere çeşitli ödüllerin verilmesi, bu kişilerin rekabete dahil edilmesi gibi uygulamalar olabilir.

Zorlama stratejisi ismi verilen bir yöntemle organizasyondaki kişilerin bilgi yönetim malzemeleri üretmesi sağlanabilir.

Bu zorlama yaklaşımında, kişilerin bilgi yönetim depolarına veri girmeleri veya girilen verileri takip etmeleri ve uygulamaları sağlanabilir.

Bu yaklaşıma tedvin yaklaşımı ismi de verilmektedir.

Bu şekilde adlandırılmasının sebebi ise kişilerin bilgi yönetimi ile olan ilişkilerinin belirli düzenlerle sağlanıyor olmasıdır.

Talep stratejisi ismi verilen diğer bir yöntemde ise, organizasyondaki kişilerin bilgi yönetim depolarına kendi talepleri ile erişmeleri için talepler ve ihtiyaçlar oluşturulur.

Bu yaklaşımda uzmanların ani ve zamansız uygulamaları ile organizasyondaki kişilerin ihtiyacı olan bilgileri bu kişilerin erişeceği bilgi depolarına koyması sağlanır.

 Bu yaklaşıma da şahsileştirme (kişiselleştirme) ismi verilmektedir.

Buradaki temel fark, bilginin kişiye özel ve kişinin ihtiyacına cevap verecek şekilde tasarlanarak sunulmasıdır.

Tedvin ve şahsi yaklaşımın en temel farkı, tedvin yaklaşımında bilginin şablonlara oturtularak organizasyon tarafından istenen şekillerde akışının sağlanmasına karşılık şahsi yaklaşımda kişinin özgür olarak istediği bilgiyi ve istediği şekilde paylaşmasıdır.

Yani tedvin yaklaşımında zımni ve dışsal bilginin tanımı organizasyon tarafından yapılırken, şahsi bilgi için bu tanım şahıs tarafından yapılmaktadır.

Bu konuda bilgi yapılan bir eleştiriyi dillendirmekte yarar vardır.

Bilgi yönetiminin sıkı uygulanması halinde, aslında üzeri örtülmüş olan bilginin tanımı yapılmaya çalışılacak ve bilinmeyenin tanımlanması gibi bir hataya düşülecektir.

Buna karşılık serbest bırakılması halinde de bilginin değersizleşmesi veya organizasyon için anlamsızlaşmasına gidilecektir.

 Çünkü bireylerin öncelikleri ile organizasyonların öncelikleri her zaman çakışmamaktadır.

Bu noktada güzel bir örnek bireylerin sosyal ağlarda veya blog’larda yazdıkları bilgiler ile şirketlerin zorunlu olarak yazdırdıkları raporlar arasındaki farktır.

Örneğin bir blog yazarı tamamen şahsi bilgi paylaşımı yaparken belki de üyesi olduğu organizasyonla hiç ilgisi olmayan şeyleri paylaşırken buna karşılık işletmenin sert şablonları arasında bir form dolduran çalışan ise zımni bilgisinin neredeyse hiçbir kısmını açma fırsatı bulamayabilir.

Bu aşamada işletmelerde kullanılabilecek bazı bilgi yönetim stratejileri  aşağıdaki şekilde sıralanabilir:

Ödüllendirme (kişileri ödül kullanarak teşvik etmeye dayanır)

Hikaye anlatımı (kişilerin serbest şekilde konu veya olayla ilgili anlattıkları hikayelerdir, yaşadıklarını veya düşündüklerini serbestçe yazarlar)

Çapraz proje öğrenimi (kişilerin farklı proje ve çalışma alanlarına konulması ile edindikleri zımni bilgiyi  transfer etmesi veya farkına varması sağlanır)

Olay sonrası ödüllendirme basitçe bir olaydan sonra Ne oldu, Neden oldu, Nasıl daha iyi olabilirdi sorularının sorulmasını, yöntem olarak ortaya atar.

Bu stratejide soruların cevabı bilgi yönetiminin unsurlarını oluşturur.

Bilgi haritalaması:

Bu yaklaşımda, bilgi ile bütün varlıklar arasında ilişki kurulması hedeflenir.

Örneğin kullanılan araçlar, bilgiyi belirleyen kavramlar, kişiler ve kişilerin rolleri, görev ve yetkileri gibi bir organizasyonda var olan bütün varlıklar arasında bir harita oluşturulur ve bu haritanın geliştirilmesi ile organizasyonun bilgi yönetimi yapılır.

Uygulama Ortakları:

 bu yaklaşımda bir uygulamanın ortak paydaşları arasında gelişen ve birbirinden öğrenmeyi sağlayan süreçtir.

Örneğin çok farklı projelerde aynı rolde çalışan kişilerin aynı odaya konularak birbirinden bilgi almasını sağlamak şeklinde uygulanabilir.

Uzman fihristleri :

 Bilgi yönetiminde bulunan uzmanlık alanlarının tanımlanması ile bu kişilerin ilgili bilgi yönetiminin kaynakları haline getirilmesi sağlanır.

Bilginin tipine göre duyulan ihtiyaç, ilgili bilgi kaynağı olan uzmana yönlendirilir ve hem bilgiye erişim sağlanır hem de bilgini gelişmesi sağlanır.

Çoğu işletmede ilkel seviyede de olsa bu yaklaşım kullanılmaktadır.

Örneğin depo ile ilgili bir karar alınması aşamasında satın alma, satış, depo sorumlusu gibi farklı uzmanların bir araya getirilerek görüşlerinin alınması veya ortak kararlara bu kişilerin dahil edilmesi aslında ‘depo’ bilgisi ile bu uzmanların eşleştirilmesi prensibine dayanmaktadır.

Alınan kararlar ve neden nasıl alındığı gibi bilgiler ise bu uzmanların bilgisi dahilinde olacaktır ve daha sonraki aşamalarda organizasyonun işine yarayabilecektir.

En iyi uygulama transferi:

 Sıkça kullanılan bir bilgi yönetim şeklidir.

Aynı işi yapan farklı ekip/birim/departmanlar arasında en iyi sonuca ulaşanların diğerlerine bilgiyi paylaşmasını hedefler.

Örneğin ay sonunda, en iyi satışı yapan satış ekibinin bir seminerle başarılarının sebebini diğer satış ekiplerine anlatması şeklinde uygulanabilir.

Bilgi Fuarları :

 Bilgi yönetiminin eğlenceli bir şekilde yapılmasını hedefleyen oyunlardan birsidir.

Buna göre herhangi bir amaçla bilgi paylaşım yapmak isteyen kişiler bir araya gelir.

Hiç kimse diğerinden üstün tutulmaz (uzman, tecrübeli kişi veya yönetici gibi özellikler bir kenara bırakılır) ve herkes bilgisini paylaşır veya diğerlerine sorarak bilgisini paylaşmasına yardım eder.

Buradaki slogan, ‘hepimizin öğrenecek ve paylaşacak bilgisi vardır’ şeklindedir.

Rekabet Yönetimi:

 Sistematik olarak organizasyon üyelerinin rekabet şartlarında gelişmesi hedeflenir.

Organizasyon, bilgi yönetimi için rekabet şartlarını belirler ve kişileri bu rekabet şartlarında bilgiyi paylaşmaya iter.

Yakınlık ve Mimarlık:

 Bu yaklaşımda, işletmedeki kişilerin bilgi paylaşımına yatkınlık veya dirençlerine göre işletmenin ihtiyacı olan ve önemli görülen konulara yakınlığın verildiği bir bilgi mimarisi oluşturulur.

Usta-Çırak ilişkisi:

 Bu yaklaşımda, organizasyondaki bireyler arasında tecrübe veya kıdeme göre usta çırak ilişkisi kurulur ve ustanın edindiği bilginin çırağa geçirilmesi hedeflenir.

Ortak Teknolojiler:

 işletmelerdeki yazılım alt yapısı kullanılarak projelerin veya işin yazılım üzerinden yürütülmesi bu sayede işin her aşamasının yazılı kaynaklara dökülmesi ve zımni bilgiye bu sayede ulaşılması hedeflenir.

Bilgi Depoları:

 Bu depolar genelde yazılımla desteklenen ve alt yapısında veri tabanı gibi veri seviyesinde değerlerin tutulduğu genelde herkese açık kaynaklardır.

Örneğin Kurumsal 2.0 (Enterprise 2.0) yaklaşımı ile bir işletmedeki kişilerin farklı bilgi kavramları için internet veya herhangi bir yazılı kaynak (makale, kitap, teknik doküman vs.) üzerinde yer imleri paylaşımı yapması sağlanır.

Bu sayede diğer üyelerin ilgili bilgiye daha hızlı erişmesi hedeflenir.

Ancak genel olarak bilgi depoları, çoğu bilgi yönetim sisteminin temelini oluşturmakta ve hemen hemen diğer bütün yöntemlerde kullanılmaktadır.

 

Entelektüel Sermayenin ölçülmesi ve yönetilmesi

(İşletmelerin, entelektüel sermaye parametrelerini açık bir şekilde raporlaması ve bu raporlama sırasında ölçmesi hedeflenir)

Bilgi Aracıları:

 Bir kişi veya organizasyon tarafından organizasyonun bilgi yönetim sisteminin belirlenmesidir.

Basitçe bilgi kaynaklarının nasıl kullanılacağı ve nasıl ilişkilendirileceğini düzenlerler.

Sosyal yazılımlar:

 Bilgi yönetiminin önemli unsurlarından birisi de sosyal yazılımlardır.

Kişilerin yazdıkları blog, wiki, sosyal imler gibi kaynakların bilgi yönetim sürecine dahil edilmesi hedeflenir

Bilgi Taşınması

Örgüt teorisine göre, bilgi transferi/taşınması, bilginin örgütün bir kısmından diğer bir kısmına transfer edilmesi anlamına gelir.

Genel anlamda bilgi yönetiminin bir fonksiyonu olarak görülebilir ve bilginin farklı kişiler tarafından, farklı zaman ve mekanlarda farklı amaçlarla kullanılabilecek şekilde taşınmasını amaçlar.

Bilgi taşınması sırasındaki en büyük problem örgütlerdeki örtük bilginin taşınacak hale getirilmesidir.

Günümüzde gelişen internet ve sosyal medya araçları ve bilginin çok farklı kaynaklardan genişleyerek ulaşılabilir olması sonucu, kitle kaynaklar üzerinde bilgi taşınması veya bir toplumun tamamında bilgi taşınması gibi yeni kavramlar da önem kazanmaya başlamıştır.

Bilgi taşınmasının en önemli etkenlerinden birisi de bu amaçla geliştirilen yazılım ve bilişim alt yapısının doğru yönetilmesidir.

Günümüzde bu konuda çok sayıda çalışma bulunmaktadır.

Bilgi taşınması ilk olarak 1990’lı yıllarda bilgi yönetimi kavramı ile birlikte anılmaya başlamıştır.

Kavram daha sonraları kaynak temelli ekonomilerin bilgi temelli ekonomilere dönüşmesi ile önem kazanmış ve açık yenilik kavramının önem kazanması ile birlikte özellikle üniversitelerin “dış fikirlerin” en önemli ve vazgeçilmez birer kaynağı olarak görülmesi ile günümüze kadar taşınmıştır.

Üniversiteler bilgi taşınması konusundaki en önemli kamu kaynağını oluşturmaktadır ve herhangi bir özel teşebbüsün himayesi altında olmadığı için özel işletmelerin ekonomik rekabete dahil olmasında önemli bir rol oynamaktadır.

Örneğin fikri hakların nasıl üretileceği, saklanacağı veya suiistimale açık noktalarını belirlemede pek çok araştırmacı çalışmış ve bu konudaki standartların belirlenmesinde önemli bir rol oynamıştır.

Aşağıda bazı kamu araştırma kurumlarının listesi sunulmuştur:

AUTM, Amerika

Bilgi Transfer Enstitüsü , İngiltere

SNITTS, İsveç

Avrupa Bilim ve Teknoloji Transferi Uzmanları Birliği , Avrupa Birliği