İNAVASYON VE YÖNETİM - 6

 

YBS ve Bürokrasi

Yönetim bilişim sistemleri (YBS) açısından konu ele alınacak olursa Weber'in bürokrasi yaklaşımının çok büyük ölçüde hem bugünkü bilişim projelerinin yönetilmesine hem de şirketlerin yönetilmesi için geliştirilen bilişim projelerine etkisi olduğu söylenebilir.

Günümüzdeki bilişim projelerinin bürokrasi kavramından etkilenme sebeplerini aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz:

Şirketler büyüdükçe çok sayıdaki çalışanın idaresinin zorlaşması

Yöneticilerin yönetim şekillerinin bürokratik olmaya eğilimi (küçük ölçekli ve vizyonsuz yöneticiler)

Yöneticilerin veya organizasyonların risk almaktan kaçınması.

Yukarıdaki 3 maddede sıralanan sebeplerden dolayı günümüzde de çeşitli organizasyonlarda bürokrasiye eğilim bulunmaktadır.

Bürokrasinin bir organizasyonda yayıldığını bilgi işlem departmanları vasıtasıyla anlamak çok kolaydır.

Örneğin bürokrasinin yoğun olduğu bir ortamda aşağıdaki belirtiler sıkça bilgi işlem departmanlarınad görülür:

Herkes şikayet etmektedir ancak kimse birşey yapamamaktadır.

Duygusal reddedilmeler olmaktadır.

Örneğin bilgi işlem departmanı sizin bilgisayarınızın yavaş olduğunu kabul etmekte, hatta bunun için derin bir üzüntü duymakta ama birşey yapamamaktadır.

İhtiyaçların yerine gelmesi için görev dışına çıkılan çözümlerin üretilmesi.

Örneğin bilgisayarınıza acilen çok önemli bir yazılımın yüklenmesi gerekmektedir ancak bürokrasi gereği bu işin yapılması için hiç görevi olmadığı halde veri tabanı yöneticisinden talepte bulunmanızı tavsiye edenler çıkmaktadır.

 Tabi ki bu tip taleplerin geri çevirilebileceğini bilerek herkes görevi olmayan kişiler ile bürokraside arka kapıları armaktadır.

YBS sistemleri genel olarak bürokrasinin en büyük dezavantajı olan zaman kaybı ve kağıt yığınlarını kaldırmak için kullanılmaktadır.

 Bir kaç haftalık işleri bir kaç saniyeye indirebilmektedirler. Bir aşama daha gelişmiş olanlarında ise karar verme mekanizması belirli kural tabanları, uzman sistemleri ve yapay zeka çözümleri gibi çözümlerle yönetici seviyesinin üzerinden hem yük, hem sorumluluk, hem risk hem de sürecin beklemesi ve tıkanması gibi ihtimalleri kaldırmaktadır.

Günümüzde YBS ve bürokrasi kavramları genelde e-bureaucracy şeklinde kullanıldığı zaman elektronik devlet işlerini tanımlamakta ve bir devlet dairesinin toplamakla yükümlü olduğu evrak işlerinin otomatize edilmesi anlamına da gelmektedir .

Ancak yukarıda Weber'in çalışmalarının açıklandığı kısımda görülen bürokrasi kavramı her organizasyonda görülebilir ve hemen her organizasyonda bürokratik işlerin yazılımla çözülmesi anlamına gelebilir.

Bu açıdan bakılınca örneğin kurumsal otomasyon projeleri yazılımları da birer bürokrasi yazılımları olarak görülebilir.

Yukarıdaki zaman kaybı ve verimlilik eleştirisinin yanında, bürokrasinin en çok eleştirilen diğer bir yönü de sorumluluk almamaktır (sorumsuzluk, ).

Yani bürokratik sistem içerisindeki her bir bürokrat, kendi üzerine en az sorumluluğu alıp günün sonunda sıfır risk ile hayatına devam etmek ister.

 Bu sorunun çözümü için de YBS devreye girer ve tam olarak kimin sorumlu olduğunu, ne zaman ve nasıl davranması gerektiğini belirler.

Ayrıca çalışanların performans değerlendirmeleri bilişim sistemleri ile çok kolaylaşmaktadır.

Bir çalışanın günlük performans değerleri, bir işi ne kadar zamanda bitirdiği, kimin daha fazla kimin daha az çalıştığı gibi bilgiler anlık olarak raporlanabilmektedir.

Kısacası YBS çalışmaları, bürokrasinin en önemli iki eleştiri noktası olan, Sorumsuzluk ve Zaman kaybı unsurlarının çözümü için kullanılabilir ve bürokrasinin kaçınılmaz olduğu noktalarda daha verimli bürokratik çözümler üretebilir.